Johtaminen ja ajanhallinta

Tässä artikkelissa ajanhallinnan näkökulmasta itsensä johtamiseen, priorisointiin sekä mitkä ovat ajanhallintaa ja aikavarkaita.

Itsensä johtaminen

Niemi & Hietaniemi (2020) mukaan itsensä johtaminen on tietotyöammattilaisen elinehto. Itseohjautuva osaa aikatauluttaa, priorisoida, ymmärtää yhteisiä ja omia tavoitteita, kommunikoida läpinäkyvästi, luoda ja ymmärtää dataa sekä epäonnistua ja oppia niistä. Lyytinen & Pääkkönen (2022) mukaan itsetuntemus ja itsensä johtaminen ovat yhteydessä toisiinsa, tarvetta johtaa itseään on lisääntynyt työelämän muutosten, asiantuntija-ammattien määrän kasvun ja etätyön lisääntymisen myötä. Itsensä johtaminen tarkoittaa viisaiden valintoja työpäivän aikana sekä vapaa-ajalla. Niemi ym. (2020) mukaan johtajan tulee havainnoida mahdolliset työuupumuksen heittymiseen liittyvät oireet, voimakas velvollisuuden tunne ja liialliset vaatimukset omaan suoritukseen nähden. Vahingollinen selviytymiskeino stressitilanteessa voi näkyä esim. taukojen väliin jättämisenä, työpäivien toistuvina pidentämisenä, jos tätä ristiriitaa ei ratkota tästä voi kehittyä työuupumus. Lyytinen ym. (2022) mukaan hyvä itsensä johtaminen tarkoittaa kykyä priorisointiin sekä hyvien valintojen toistamista. Mikäli huomaa, että jokin tapa toimii, se lisää hallinnan tunnetta. Jos puolestaan kiireen tai keskeytysten takia eksyy kartalla, pysähdy ja mieti, mikä sinne johdatti ja tämän jälkeen palaa hyväksi osittuneeseen työtapaan. Niemi ym. (2020) mukaan harva on luonnostaan taitava itsensä johtaja. Itseohjautuvuus vaatii priorisointia, itsereflektointia, omien ominaisuuksien arviointia, aikatauluttamista, itsekuria, muiden huomioimista, epävarmuuden sietoa sekä epämukavuusalueella olemista. Itsensä johtaminen on konkreettista toimintaa, joka on pitkäjänteistä ja jämäkkää.

Lyytinen ym. (2022) mukaan itsensä johtaminen edellyttää omien tunteiden ja reaktioiden tunnistamista sekä kykyä säädellä niitä. Hyvä itsensä johtaminen edellyttää rohkeutta vapautua työstä, vapautumisen takia voi palautua ja kehittää uusia ideoita.

Priorisointi

Niemi ym. (2020) mukaan priorisointi on yksinkertaista, mutta harvoin helppoa. On selvää, että kannattaa tehdä ne tehtävät, joissa saavutetaan pienellä työllä paljon lisäarvoa. Priorisointia helpottaa seuraava jako:

• Työmäärä: Työläs – Keskivaikea – Helppo.
• Lisäarvo: Arvokas – Kohtalainen arvo – Arvoton.
• Kiireellisyys: Kiireinen – Ei kiireellinen.
• Tärkeys: Tärkeä – Ei tärkeä.

Tämä korostaa priorisoinnin arvopohjaisuutta, jolloin on pohdittava, miten arvottaa työ, aika ja elämää. Priorisointia tulee tehdä jatkuvasti, pitkän aikavälin reflektointia esim. lomalle lähtiessä ja vuoden vaihteessa. Lyhyen aikavälin priorisointia vähintään uuden viikon alkaessa, mikä on tämä viikon aikana tärkeää saavuttaa. Loppuviikosta on aika reflektoida, kuinka tässä onnistuttiin ja ottaa tästä opiksi.

Ajanhallinta ja aikavarkaat

Lyytinen ym. (2022) mukaan muutokset työelämässä ovat huimia, sotien jälkeen maatalousyhteiskunnasta on kehitytty digiaikaan. Työvälineet ja työn sisältö ovat muuttuneet, jonka myötä johtaminen, itsensä johtaminen ovat tulleet ammattitaidon keskiöön.

Aulankoski & Schmidt (2022) mukaan ajanhallinta muodostaa suuren osan työn hallintaa. Joista neljä ajanhallinnan osa-aluetta ovat: työn tarkoitus, suunnittelu ja priorisointi, keskeytysten välttäminen sekä organisointitekniikat. Ajan hallintaa edistää sekä työssä suoriutumista että mielenhyvinvointia. Lyytinen ym. (2022) mukaan aikavarkaat voidaan jakaa ulkoisiin ja sisäisiin. Yhteistä kuitenkin näille on, että ne keskeyttävät ja viivästyttävät työntekoa. Näitä ovat mm. kokousten venyminen, tarpeettomat kokoukset, keskeytykset, informaatiotulva, työtehtävien lykkäys, joista ei pidä tai jotka eivät tunnu mielekkäiltä, stressi ja uupumus, kriittinen ja negatiivinen sisäinen puhe sekä palautumattomuus jne. Aulakoski ym. (2022) mukaan ajanhallintaan panostaminen kannattaa ja on myös asia, jota jokaisen olisi hyvä harjoittaa.

Alamikkelä (2019) mukaan tärkeintä on tunne siitä, että saat aikaan ja käytät aikaasi niihin asioihin, jotka ovat sinulle tärkeitä. Olennaista on, että täytät kalenteria työtehtävillä, jotka ovat oleellisia. Niemi ym. (2020) muistuttavat, että rytmitä työtä tauolla:

• Luo taukolista, aloita vaikka neljällä tauolla työpäivän aikana ja paranna tilannetta kokeillen.
• Tauot ovat tapa, joka tulee opetella. Tähän voi ottaa tavan nousemalla ja venyttelemällä 20–30 min välein.
• Pidä tauot taukoina, tämä voi tarkoittaa mikrotaukoa, liikuntatuokiota, piipahdusta luonnossa, sosiaalista taukoa tai jonkinlaista hengähdystaukoa, mindfullnesia tai meditaatiota.
• Nouse ylös, tauon aikana on parempi liikkua kuin olla liikkumatta.
• Pidä kunnon lounastauko, poistu työpisteeltä, ajattele jotain aivan muuta kuin työasioita, liiku, syö terveellisesti ja vietä hetki sosiaalista aikaa työkavereiden tai ystävien kanssa.

Lähteet:

Alamikkelä, H. (2019). Opi sanomaan EI töissä. Fitra Oy.

Aulankoski, S., & Schmidt, H. (2022). Tietotyön taidot: Teoriaa ja tehtäviä sujuvan työskentelyn tueksi (1. painos.). Kustannus Oy Duodecim.

Lyytinen, N., & Pääkkönen, S. (2022). Ole oma pomosi: Virtaa työhön ja vapaalle. Kustannusosakeyhtiö Otava.

Niemi, A., & Hietaniemi, J. (2020). Just sopivasti ketterä: Ketterällä kehityksellä kohti parempaa elämää. Art House.