Johtaminen ja kokeilukulttuuri

Tässä artikkelissa mitä on kokeilukulttuuri ja millaista toimintatapaa se edellyttää. Kuinka kokeilukulttuuria voidaan johtaa sekä mitkä voivat olla kokeilukulttuurin johtamisen vaaroja.

Mitä on kokeilukulttuuri?

Aho & Karjalainen (2023) mukaan kokeilukulttuuri "on halua kokeilla ja oppia yhdessä, se on halua ratkaista monimutkaisia ongelmia ja luoda arvoa yhdessä". Kokeilukulttuuri sisältää yhteistyön ja oivalluksen iloa sekä epävarmuuden sietämistä. Tähän liittyy myös ymmärrys, ettei kaikki kokeilut onnistu, tämän takia kokeilut kannattaa toteuttaa mahdollisimman kevyesti, sallivasti sekä kannustavasti. Oppiminen on kokeilukulttuurin keskiössä. Voidaan myös nähdä kokeilukulttuuri niin, että kokeilut ovat ikuinen jatkumo, jossa mahdollistetaan jatkuva kehittyminen ja tulokset. Hassi & Paju (2015) mukaan kokeilemalla kehittäminen (Experimentation-Driven Innovation) on kattavampi kuin yrityksen ja erehdyksen kautta oppimista. Kokeileminen on systemaattista, loogista ja tosielämän havaintoihin perustuvaa lähestymistapaa sisältäen epävarmuuden, innovatiiviset hankkeet ja erilaiset kehitysprojektit.

Perinteinen suunnittelemalla kehittäminen Hassi (2015) mukaan ei sovellu vastaamaan tilanteisiin, joissa on epävarmuutta tai joissa ympäristö, johon ratkaisua suunnitellaan, muuttuu nopealla vauhdilla. Antikainen & Kangas (2019) mukaan kokeilukulttuuri etsii vaihtoehtoisia toimintatapoja, on tavoitteellista ja ratkaisukeskeistä. Oppiminen on keskeinen osa kokeilua, mutta myös sen avulla voidaan luoda merkittäviä rajat ylittäviä yhteistyöverkostoja. Kokeilussa tulee huomioida mm. tapauskohtaisuus, laadukkaat päätökset, eettiset näkökulmat, arvioida riskit ja hyödyt. Berg & Lähteenmäki-Smith (2017) mukaan kokeilukulttuuri pyrkii olemaan vastaus raskaille ja panossuuntautuvalle suunnittelukulttuurille.

Ketterätoimintatapa

Kokeilukulttuurissa tarvitaan Aho ym. (2023) mukaan ketteriä toimintatapoja, jolloin käytössä ovat syklimäisen prosessin vaiheita: tavoitteiden asettaminen, määrittely, kehitys, kokeilu sekä reflektio. Tarkoituksena on edetä pienin tavoitteellisin kokeiluin ja jokaisen kokeilun tavoitteena on oppia mahdollisimman paljon. Ketterässä toimintatavassa nähdään olennaisena tavoitteellisuus, varhainen arvon tuottaminen, yhdessä tekeminen sekä läpinäkyvyys. Em. tarkoittavat tarkemmin:

Tavoitteellisuus

• Prosessi etenee yleensä lyhyissä 1–4 viikon tavoitteellisissa jaksoissa.
• Varmistettaan, että kaikki ymmärtävät tavoitteen sekä tavoite kirjoitetaan auki.
• Tekeminen voi olla pidemmän tähtäimen, vaikka 2–3 kuukauden tavoite, jonka taustalla on vuositavoite.

Varhainen arvon tuottaminen

• Toimintatavan tavoitteena on varhainen arvon tuottaminen.
• Pyritään ymmärtämään asiakkaan todellinen ongelma ja tarjotaan siihen ensin pienen toimiva ratkaisu.
• Jokainen iteraatiokierros tuottaa arvoa asiakkaalle.
• Asiakkaan ongelmaa vastaavaa ratkaisua voidaan hioa seuraavien kehityskierroksien aikana.

Yhdessä tekeminen

• Ketterän toimintatavan yksikkö on tiimi.
• Tiimi asettaa tavoitteet yhdessä, tiimin jäsenet määrittävät tehtävät, joiden avulla tavoitteeseen päästään.
• Yhteiset päätökset vaikuttavat siihen, että tiimin jäsenet sitoutuvat tavoitteeseen ja ottavat vastuun etenemisestä.

Läpinäkyvyys

• Tiimin työskentely pidetään läpinäkyvänä.
• Läpinäkyvyyteen hyödynnetään fyysisiä ja digitaalisia työkaluja.
• Tehtävien etenemistä voidaan seurata visuaalisen taulun avulla.
• Läpinäkyvyyttä voidaan dokumentoida, ja sen lisäksi lopputuloksia käydään läpi osapuolten kanssa sekä annetaan palautetta.

Kokeilukulttuurin johtaminen

Kokeileminen lähtee Aho ym. (2023) mukaan yksilöistä, kokeilukulttuuri ei toteudu ilman tiimi- ja organisaatiotason tekemistä. Organisaatiotason kokeilukulttuurin tavoitteen taustalta täytyy löytyä halu oppimiseen myös operatiiviselta johdolta. Kokeilukulttuuri vaatii onnistuakseen tuen johdolta sekä psykologisesti turvallisen ilmapiirin. Johtajilta vaaditaan epävarmuuden sietämistä sekä uskallusta tehdä virheitä. Kokeileminen tulee nähdä yhteistyönä, jonka tavoite on selvittää lopputulos. Johtajan on tärkeä sanoittaa ääneen, ettei hänkään tiedä – jolloin voidaan tehdä aidosti yhdessä kokeillen. Yksilötasolla hyötyjä kokeilukulttuurissa ovat: pystyä hyödyntämään laajemmin osaamista tehdessä yhteistyötä eri toimijoiden kanssa, kokea tulevansa kuulluksi sekä päästä kuulemaan toisten näkemyksiä ja saada palautetta sekä antaa palautetta muille, jolloin yksilö pystyy oppimaan lisää, kehittymään. Tiimitasolla kokeilukulttuurin hyödyt ovat: pystytään tiimissä hyödyntämään asiantuntijoiden osaamista maksimaalisesti, tiimi saa jatkuvasti palautetta sekä tiimiläiset antavat palautetta prosessin osana ja tiimi arvio säännöllisesti sekä sisäistä että ulkoista yhteistyötä ja näin pyrkii kehittymään jatkuvasti. Hassi ym. (2015) mukaan joustavuus ja avoimuus voivat tuoda myös ongelmaa, joskus voisi olla helpompaa, että joku vain sanoisi, mitä seuraavaksi pitäisi tehdä, tai olisi jokin ennalta määrätty suunnitelma, mitä noudattaa. Hyvin usein ajatellaan, että ihmiset toimivat tietyllä tavalla tietyn tyyppisessä tilanteessa, kuitenkin kokeiluja tehdessä voidaan havainnoida, kuinka väärässä olimme. Kokeilut voivat synnyttää tosielämän havaintoja, jotka ovat arvokkaampi kuin projektitiimin subjektiiviset väitteet tai olettamukset.

Kokeilujen kulttuurin johtaminen Aho ym. (2023) mukaan tapahtuu arjen tekojen kautta. Kokeilukulttuurin johtamisen näkökulmasta ei ole riittävää, että kannustetaan kokeilemaan, jos käyttäytyminen sekä arjessa ei näy esimerkkejä. Onnistumisen taustalla vaikuttaa, että tunnistetaan ja hyväksytään todellinen tilanne. Jos kokeileminen on pelottavaa, etsitään alueita, jossa kokeileminen tuntuu helpommalta. Tärkeintä on, että päästään liikkeelle. Johtaminen voi tarkoittaa yksilötasolla ohjeistuksen lisäksi keskustelua sekä henkilökohtaista ohjausta. Esihenkilön tuki on tärkeää, jonka lisäksi voi hyödyntää kollegan vertaistukea sekä ketteriä valmentajia, agile coacheja. Em. avulla voidaan pohtia omaa tekemistä ja syventää ymmärrystä ketteristä toimintatavoista. Tulee myös huomata, että esihenkilöt, jotka etenevät kokeilemalla uutta, kannattaa suhtautua armollisesti. Oman epävarmuuden myöntäminen ja näyttäminen voivat olla alkuvaiheessa asioita mihin tarvitaan tukea. Kokeilukulttuurissa juuri pelot ja itseluottamuksen puute ovat usein esteenä. "Niin kauan kuin pelko epäonnistua ohjaa arkea, ihminen ei kykene aidosti kokeilemaan". Onnistumisen vastakohta ei ole epäonnistuminen vaan oppiminen. rohkeutta voidaan nähdä tehdä vaikeita päätöksiä, näitä ovat:

• päätös kokeilun tekemisestä
• päätös kokeilun raajamaisesta
• päätös kokeilun toteutuksesta ja rahoituksesta
• päätös kokeilun jatkosta tai lopettamisesta.

Aho ym. (2023) kysyy, kummassa tilanteessa haluaisit olla johtajana? 

Johtajana olisi mieluimmin tilanteessa, jossa kaikki päättävät kuin sen sijaan, että kaikki riippuisi yhden henkilön kyvyistä. Kun kaikki päättävät syntyy enemmän ideoita ja jokainen ottaa vastuun yhdessä tehdystä päätöksestä. Riskiä vähentää se, että jotain olisi jäänyt huomaamatta, on tällöin myös merkittävästi pienempi.

Kokeilukulttuurin johtamisen vaarat

Tavoitellessa Aho ym. (2023) mukaan uudenlaista toimintatapaa ja kulttuuria, matkalla on myös vaaroja. Haasteina voi olla lyhytjänteisyys ja esimerkin uupuminen. Kulttuurimuutosta ei pysty tekemään pelkästään puhumalla tai esittelemällä kalvoja. Kulttuuri muuttuu toiminnan kautta ja tekojen myötä, teot vahvistavat, mitä todella tarkoitetaan. Tulee ymmärtää, että muutos lähtee yksilöistä, esihenkilöjen esimerkki ja muiden auttaminen oivaltamaan sekä rohkaiseminen kokeiluun. Näin he voivat toimia kokeilukulttuurin mahdollistajina. Asioita, joissa voi piillä vaara:

• Lyhytjänteisyyden takia yliarvioidaan muutosnopeutta. Luullaan, että muutos tapahtuu todellista nopeammin.
• Riittämätöntä viestintää sekä esimerkin puuttuminen vaikeuttavat tekemistä.
• Kannustetaan innovaatioihin ja kokeiluihin, mutta todellisuudessa niiden tekemiselle ei ole aikaa eikä resursseja.
• Kokeilua tehdään vain kokeilemisen takia, halutaan viestittää, että meiltä löytyy tällainen innovaatio-ohjelma.
• Kokeilla saa, muttei epäonnistua.
• Tavoitteet ovat liian suuria ja/ tai halutaan saada paljon asioita kerralla valmiiksi.

Lähteet:

Aho, T., & Karjalainen, H. (2023). Kokeilukulttuuri: Johda kasvua joka päivä. Alma Talent.

Antikainen, R., Kangas, H., Alhola, K., Stenvall, J., Leponiemi, U., Pekkola, E., . . . Strategiaosasto. (2019). Kokeilukulttuuri Suomessa – nykytilanne ja kehittämistarpeet. Valtioneuvoston kanslia.

Berg, A., Lähteenmäki-Smith, K., & Alanko, I. (2017). Kokeilukulttuuri on suomalainen hallinnollinen innovaatio. Yhteiskuntapolitiikka, 82(3), 358-359.

Hassi, L., Paju, S., & Maila, R. (2015). Kehitä kokeillen: Organisaation käsikirja. Talentum Pro.